Projektlisten in Excel, Dokumente auf SharePoint, Kommunikation per E-Mail: Informationen sind überall verteilt, Versionen geraten durcheinander, und wichtige Details gehen im E-Mail-Verkehr verloren. Als M&A-Berater im Small Cap Bereich kennen Sie diese Stolperfallen nur zu gut. Gerade wenn mehrere Projekte parallel laufen und verschiedene Standorte involviert sind, stossen diese klassischen Tools schnell an ihre Grenzen. Warum halten dennoch so viele M&A-Berater und -Teams dennoch an diesen Lösungen fest?
In diesem Artikel zeigen wir den Status quo im Small Cap Bereich auf, warum es sich für M&A-Teams lohnt, die veralteten Tools hinter sich zu lassen – und wie Sie sich mit einer modernen Softwarelösung den entscheidenden Vorsprung in M&A-Projekten verschaffen.
Excel und Co. funktionieren – bis sie es nicht mehr tun: Acquify, die digitale Plattform für KMU-Nachfolgen, bietet Ihrem M&A-Team alle notwendigen Tools in einer Lösung.
Der Status Quo im Small Cap Bereich
M&A-Teams im Small Cap Bereich setzen im Tagesgeschäft auf Tools wie Excel oder SharePoint, um Projekte zu organisieren, Käufer- und Verkäuferlisten zu pflegen und Dokumente zu verwalten. Das bringt jedoch in der Praxis – wenn auch möglicherweise nicht immer direkt ersichtlich – erhebliche Herausforderungen und Probleme mit sich:
Verteilte Informationen und Dateninseln
Jeder M&A-Berater im Team hat seine eigene Ablagestruktur, und es fehlt eine zentrale Übersicht. Wichtige Informationen, auf die das gesamte Team jederzeit Zugriff haben muss, sind über verschiedene SharePoint-Ordner verstreut. Das führt dazu, dass relevante Daten nur schwer auffindbar sind und wichtige Informationen verloren gehen. Vor allem dann, wenn mehrere Teams über mehrere Standorte zusammen arbeiten.
Fehleranfälligkeit und Versionschaos
Gerade bei der Pflege von Käufer- und Verkäuferlisten oder Suchprofilen in Excel ist die Gefahr gross, dass unterschiedliche Versionen im Umlauf sind. Einträge werden doppelt erfasst, Änderungen gehen verloren oder werden übersehen.
Intransparente Prozesse
M&A-Teams arbeiten dezentral und oft auch international. Die Abstimmung über E-Mail und geteilte Dateien ist nicht nur umständlich, sondern zudem auch transparent. Wer hat wann was geändert? Welche Informationen sind aktuell? Diese Fragen lassen sich mit den klassischen Office-Tools nur schwer beantworten.
Zeitverlust durch manuelle Prozesse
Das manuelle Suchen nach passenden Käufern, das Abgleichen von Suchprofilen oder das Nachverfolgen von Projekthistorien kostet wertvolle Zeit. Statt sich auf die Beratung und den Abschluss von Deals zu konzentrieren, sind M&A-Teams mit administrativen Aufgaben beschäftigt.
Datenschutz- und Compliance-Risiken
Bei vertraulichen M&A-Prozessen ist der Schutz sensibler Daten essenziell. Werden Dokumente unverschlüsselt per E-Mail verschickt oder in Ordnern abgelegt, entstehen schnell Datenschutzlücken. Das ist ein Risiko, das sich kein professionelles M&A-Team leisten kann.
Warum Excel für moderne M&A-Teams längst nicht mehr gut genug ist
Verteilte Informationen, kaum Übersicht und ineffiziente Zusammenarbeit: Die Pain Points für Sie als M&A-Berater Excel und Co. liegen auf der Hand.
Nicht für M&A-Prozesse entwickelt
Weder Excel noch SharePoint wurden speziell für die Anforderungen von M&A-Projekten entwickelt. Sie bieten keine integrierten Workflows, keine branchenspezifischen Funktionen und keine Möglichkeit, Prozesse automatisch zu steuern oder zu überwachen. Was bleibt, sind Insellösungen, die mit steigender Anzahl der Projekte immer schwieriger zu handhaben sind.
Fehlende Automatisierung und Prozessintegration
Viele Arbeitsschritte müssen nach wie vor manuell erledigt werden – vom Abgleich von Käufer- und Verkäuferlisten bis hin zur Pflege der Projekthistorie. Automatisierte Benachrichtigungen, Erinnerungen oder Statusupdates sucht man vergeblich. Das erhöht nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit.
Keine zentrale Wissensdatenbank
Wissen und Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten gehen verloren oder sind nur schwer auffindbar. Die Folge: M&A-Teams müssen bei jedem neuen Mandat wieder von vorne anfangen, anstatt auf eine strukturierte Projekthistorie und Best Practices zurückzugreifen. Das kostet Zeit und verhindert, dass wertvolles Know-how im Unternehmen bleibt.
Grenzen bei Zugriffsrechten und Nachvollziehbarkeit
Wer wann auf welche Informationen zugreifen darf, ist bei M&A-Transaktionen entscheidend. Mit Excel und SharePoint lassen sich Zugriffsrechte nur grob steuern, und eine lückenlose Nachverfolgung von Änderungen ist nicht möglich.
Mangelnde Skalierbarkeit
Was bei wenigen Mandaten noch funktioniert, wird bei mehreren parallelen Transaktionen schnell unübersichtlich und ineffizient. Spätestens mit einer zunehmenden Anzahl an M&A-Projekten pro Jahr, die Deal-Maker im Small Cap Bereich anstreben oder bereits haben – stossen Excel und Co. an ihre Grenzen.
Digitale All-in-One-Lösung: Was M&A-Teams im Small Cap Segment heute brauchen
Die Anforderungen an Sie und Ihr M&A-Team im Small Cap Bereich wachsen stetig. Und damit auch der Bedarf an professionellen, digitalen und Compliance-konformen Lösungen für alle Projektdaten. All das und mehr erhalten Sie als M&A-Berater mit der digitalen Plattform von Acquify.
Digitale All-in-One-Lösung statt Insellösungen
Statt zwischen verschiedenen Tools, Excel-Listen und E-Mail-Verläufen zu jonglieren, profitieren M&A-Teams mit Acquify von einer zentralen Plattform, auf der alle relevanten Aufgaben, Dokumente und Kontakte gebündelt sind. Acquify vereint Projektmanagement, CRM und einen Schweizer Datenraum auf einer Plattform – das schafft Transparenz und einen klaren Überblick über alle Deals.
M&A-Prozesse optimieren und skalieren
Mit Acquify können Sie nicht nur sämtlicher Projekte übersichtlich verwalten, es werden auch wertvolle Daten generiert. Diese Daten helfen dabei, das eigene Geschäft kontinuierlich zu verbessern – sei es durch bessere Analysen, gezieltes Matching von Käufer- und Verkäuferprofilen oder die Auswertung vergangener Transaktionen. So entsteht eine Wissensdatenbank, von der das gesamte Team profitieren kann.
Automatisierung von standardisierten Prozessen
Die digitale M&A-Plattform von Acquify ermöglicht es, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Aufgabenmanagement, Erinnerungen und Kalenderereignisse können individuell angepasst und zentral gesteuert werden. Das Ergebnis: effizientere Deals und eine bessere Auslastung des Teams. So lassen sich auch mehrere Projekte parallel problemlos managen.
Einfacheres Onboarding
Strukturierte Prozesse, Vorlagen und klare Workflows machen es neuen Teammitgliedern leicht, sich schnell einzuarbeiten. Das Onboarding von Juniors gelingt effizienter, und das gesamte Team profitiert von transparenten Prozessen und einer zentralen Dokumentation aller Projektschritte.
Effizientes Arbeiten im Team
Die moderne Plattform von Acquify fördert die Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern. Alle an den Deals Beteiligten – das heisst, neben Ihnen als M&A-Berater auch spezifische Rechtsberater, Treuhänder, etc. – arbeiten auf einer gemeinsamen Basis, kommunizieren effizient und haben jederzeit Zugriff auf die für sie relevanten Informationen auf einer zentralen Plattform. Auch das Netzwerkmanagement wird vereinfacht: Kontakte können zentral gepflegt und neue Deals gezielt identifiziert werden.
Sicherer Datenraum für eine professionelle Due Diligence
Für eine professionelle Due Diligence ist ein sicherer Datenraum unerlässlich. Acquify bietet einen Schweizer Datenraum, der eine sichere Lösung für die Zusammenführung und Orchestrierung aller relevanten Dokumente und Projektinformationen ermöglicht – immer unter Einhaltung höchster Compliance- und Sicherheitsstandards.
KI-gestützte Produktivität
Mit KI-gesteuerten Assistenten erledigen Sie Aufgaben, die auf Ihre Rolle zugeschnitten sind, noch schneller.
Fazit
Die Herausforderungen im Small Cap Segment sind komplexer denn je. Klassische Tools wie Excel und SharePoint reichen nicht mehr aus, um den Anforderungen der M&A-Berater gerecht zu werden. Wer weiterhin auf Insellösungen setzt, riskiert nicht nur Ineffizienzen, sondern verschenkt auch wertvolles Potenzial für effiziente und vor allem skalierbare Prozesse.
Eine spezialisierte, digitale M&A-Plattform wie Acquify bietet die Antwort auf die zentralen Pain Points moderner Deal-Maker: Sie schafft Transparenz, vereinfacht die Zusammenarbeit, bietet einen Schweizer Datenraum, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und sorgt dafür, dass Wissen und Projekthistorie im Team bleiben. So werden Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und skalierbarer – und Ihr M&A-Team kann sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den erfolgreichen Abschluss von Deals.
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